Dernière mise à jour : juin 2026
Politique de confidentialité
I. Introduction
Cette politique de confidentialité explique comment Abitos traite les données à caractère personnel de ses clients, personnes physiques, et de toutes les autres personnes physiques qui sont en contact avec Abitos (ci-après dénommées « vous »).
Par données à caractère personnel, on entend toute forme d'information qui vous permet de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique.
Abitos attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et respecte pleinement votre vie privée. Abitos traite et protège dès lors vos données à caractère personnel de manière licite, loyale et transparente.
Lors du traitement de vos données à caractère personnel, Abitos respecte évidemment la loi, actuellement la loi belge du 8 décembre 1992 et, depuis le 25 mai 2018, le règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (mieux connu sous le nom de « GDPR » ou « RGPD ») ou tout autre acte législatif qui le modifie.
Vous pouvez obtenir davantage d'informations sur la protection des données à caractère personnel auprès de la Commission belge de la protection de la vie privée, dénommée à partir du 25 mai 2018 l'Autorité de protection des données.
Nous vous invitons à lire attentivement cette déclaration afin de connaître et de comprendre la politique d'Abitos en la matière.
Cette déclaration est régulièrement mise à jour. La version la plus récente de la déclaration est disponible sur notre site web. Nous vous informerons via les canaux de communication habituels en cas de modifications importantes.
II. Qui est le responsable du traitement ?
Abitos, dont le siège est situé Karel Lodewijk Dierickxstraat 22, 9000 Gand, est le responsable du traitement de vos données.
Abitos est dès lors votre interlocuteur et est celui qui doit rendre compte à l'Autorité de protection des données concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Abitos détermine les finalités pour lesquelles vos données à caractère personnel sont traitées ainsi que les moyens utilisés et les caractéristiques du traitement.
Abitos peut faire appel à des prestataires de services spécialisés pour traiter vos données à caractère personnel au nom d'Abitos et selon les instructions d'Abitos, conformément à la présente politique de confidentialité. Seules les données à caractère personnel strictement nécessaires seront transmises à ces prestataires (ci-après dénommés les « sous-traitants d'Abitos »).
Pour toute question relative à la protection de votre vie privée, vous pouvez vous adresser au gérant. Vous pouvez le contacter en envoyant un e-mail à info@abitos.be.
III. Quelles catégories de données à caractère personnel Abitos traite-t-elle ?
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des catégories de données à caractère personnel qu'Abitos peut traiter. Il est possible que d'autres données soient également traitées si elles sont nécessaires ou utiles à la poursuite de la relation contractuelle avec Abitos.
Le contexte dans lequel Abitos obtient ou traite ces données est indiqué ci-dessous. Ce tableau doit être lu conjointement avec la description des finalités pour lesquelles Abitos traite les données.
| Catégorie | Exemples | Contexte |
|---|---|---|
| 1/ Données d'identité du client / donneur d'ordre (vendeur ou bailleur) 2/ Données d'identité du candidat acquéreur ou locataire | Nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile et adresse e-mail. | Ces données sont fournies par vous et traitées lorsque vous demandez des renseignements, devenez client, concluez une mission d'intermédiation ou vous inscrivez pour utiliser les services d'Abitos (en ligne), pour toute identification ou utilisation. Ces données peuvent notamment être obtenues par la lecture de votre carte d'identité. |
| Données relatives au bien immobilier du client / donneur d'ordre (vendeur ou bailleur) | Titre de propriété, extrait urbanistique, attestation du sol, attestation de contrôle de l'installation électrique, certificat PEB, informations sur la sensibilité aux inondations, dossier d'intervention ultérieure, informations sur la valeur patrimoniale | Ces données sont fournies par vous, ou demandées pour votre compte par Abitos auprès des autorités ou d'experts techniques. |
| Données du candidat locataire liées à une proposition de contrat de location | Informations sur la profession et l'emploi, la solvabilité, la situation familiale, le salaire, etc. | Ces données sont collectées à l'aide de formulaires et de contrats que vous complétez à votre demande. |
| Données complémentaires pour la conclusion d'un contrat de bail ou d'un compromis de vente | Numéro de registre national | Ces données sont fournies par vous. Le numéro de registre national n'est utilisé que dans les cas prévus ou requis par la loi. |
| Données des copropriétaires (ou de leurs locataires) | Nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile et adresse e-mail. | Ces données sont fournies à Abitos par vous en tant que copropriétaire lorsqu'Abitos exerce la fonction de syndic. |
| Données liées à l'exécution du service de syndic | Opérations de paiement, y compris noms et numéros de compte, communications et références, numéros de carte, etc. | Ces données concernent vos opérations en tant que copropriétaire, coordonnées par le syndic. |
| Données relatives aux opérations d'Abitos avec vous | Les informations relatives à vos contacts avec Abitos, par téléphone, e-mail, fax, etc. et vos interactions sur les pages web concernant Abitos, ses services ou ses partenaires, sur les réseaux sociaux, etc. | Ces données proviennent de contacts de toute nature entre vous et Abitos (lors de rencontres ou d'événements, abonnement à une newsletter, réseaux sociaux, etc.). |
| Données relatives au comportement et aux préférences du client | Informations sur votre comportement et vos préférences concernant l'utilisation des canaux de communication et de relation, informations sur vos choix personnels et votre mode de vie, projets privés ou professionnels, loisirs, etc. | Ces données résultent de choix que vous avez exprimés ou d'analyses effectuées par Abitos conformément à la présente déclaration et à ses obligations légales. |
Abitos ne traite aucune donnée révélant votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, des données relatives à votre santé ou à votre vie, votre orientation sexuelle, des données génétiques ou des données biométriques.
IV. À quelles finalités Abitos traite-t-elle vos données à caractère personnel ?
Abitos collecte et traite vos données à caractère personnel uniquement pour les finalités décrites ci-dessous. Abitos veille à ce que seules les données nécessaires et pertinentes pour une finalité déterminée soient traitées.
Abitos traite vos données dans les situations autorisées par la loi, à savoir :
- Pour respecter les obligations légales qui incombent à Abitos (12.).
- Pour exécuter un contrat avec vous ou pour prendre, à votre demande, certaines mesures avant la conclusion de ce contrat (13.).
- Pour la sauvegarde des intérêts légitimes d'Abitos, ces intérêts étant mis en balance avec vos droits fondamentaux et vos libertés fondamentales (14.).
- Dans des cas spécifiques, avec votre consentement, à la suite d'une demande spécifique et non équivoque, précédée d'informations claires et compréhensibles ; ce consentement peut être retiré à tout moment conformément à la loi (15.).
Obligations légales
Abitos doit se conformer à une législation qui l'oblige, dans des circonstances spécifiques, à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de ses activités. Ces obligations peuvent impliquer qu'Abitos doive collaborer avec les autorités compétentes et/ou des tiers, et éventuellement leur transmettre certaines de vos données à caractère personnel.
Il s'agit notamment :
- De l'obligation de contribuer à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
- Des obligations imposées à un syndic concernant la gestion des copropriétés.
- De l'obligation de répondre à une demande formelle des autorités fiscales et judiciaires belges.
La liste des obligations légales pour lesquelles Abitos doit traiter vos données n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer.
Relations contractuelles entre Abitos et vous en tant que client
Avant de conclure des contrats, Abitos doit parfois obtenir et traiter certaines données, notamment pour :
- Répondre à votre demande.
- Vous assister dans la fourniture d'informations et lors de la conclusion du contrat.
- Assurer le suivi d'une demande, évaluer l'adéquation et estimer les risques liés à un contrat éventuel.
- Remplir votre mission d'intermédiation.
Dans le cadre de contrats en cours ou de la gestion de contrats, Abitos doit traiter un certain nombre de données, en particulier pour satisfaire à des obligations administratives et comptables.
Dans ce cadre, vos données peuvent être transmises en interne au sein d'Abitos à divers services, y compris à ceux qui ne sont pas directement responsables de la relation avec vous ou de l'exécution d'un contrat déterminé.
Plus précisément, Abitos traite vos données lors de l'exécution des contrats comme suit :
- Gestion des contrats en cours / services commandés.
- Gestion centralisée et vue d'ensemble des clients.
- La gestion de votre bien immobilier.
- La gestion de la copropriété dont vous êtes copropriétaire.
Abitos peut traiter vos données à caractère personnel à des fins complémentaires dans le cadre de la relation avec vous et de l'exécution des contrats.
Intérêts légitimes d'Abitos
Abitos traite également vos données pour la réalisation de ses intérêts légitimes. Abitos s'efforce de trouver un juste équilibre entre la nécessité de traiter des données et le respect de vos droits et libertés, y compris la protection de la vie privée.
Les données à caractère personnel sont notamment traitées pour :
- La personnalisation des services d'Abitos.
- L'amélioration de la qualité du service qui vous est fourni par : l'évaluation et l'amélioration des processus, y compris les campagnes, simulations et ventes, au moyen de divers moyens tels que l'analyse statistique, les enquêtes de satisfaction et diverses autres méthodes de recherche ; l'amélioration des produits existants (ou en développement) d'Abitos, sur la base d'enquêtes auprès des clients d'Abitos, de statistiques, de tests et de retours de clients via les réseaux sociaux (Twitter, Facebook) liés à Abitos.
- Le contrôle des activités d'Abitos, y compris le volume du chiffre d'affaires, le nombre de rendez-vous dans nos bureaux, le nombre d'appels et de visites sur le site web d'Abitos, la nature des questions posées par les clients, etc.
- La préparation d'études et de statistiques, en recourant à l'anonymisation et à la pseudonymisation des personnes concernées.
- La formation de notre personnel au moyen d'exemples pratiques à titre d'illustration, y compris l'enregistrement de certaines conversations téléphoniques.
- L'utilisation de cookies pour améliorer le confort d'utilisation des visiteurs de son site web. Vous trouverez davantage d'informations sur le fonctionnement des cookies et sur les possibilités de limiter leur utilisation et de les supprimer à l'article IX. Politique en matière de cookies.
- La conservation d'éléments de preuve (archives).
- La constatation, l'exercice, la défense et la préservation des droits d'Abitos ou de toutes les personnes qu'elle représente, par exemple pour des procédures de recouvrement ou des litiges.
Intérêt légitime spécifique d'Abitos : finalités de marketing direct
Abitos réalise une segmentation de la clientèle, en particulier selon vos besoins, afin de vous proposer par exemple des biens et/ou des services adaptés qui correspondent à votre situation professionnelle et personnelle. À cette fin, Abitos peut notamment :
- Évaluer les services que vous utilisez déjà et vos données sociodémographiques (âge, composition familiale, revenus, etc.).
- Analyser votre comportement via différents canaux (visites/réunions, e-mails, visite du site web, messages via notre site web), déduire vos préférences et personnaliser ainsi les informations et les pages internet que vous avez visitées.
- Adapter les publicités sur les pages web afin qu'elles correspondent à l'intérêt que vous avez manifesté par votre comportement sur notre site web, les réseaux sociaux, dans un bureau ou ailleurs (par ex. lors d'événements auxquels Abitos était présente).
- Simplifier le remplissage des formulaires en préremplissant certains champs avec des données déjà connues et en vous demandant de vérifier l'exactitude de ces données et de les mettre à jour si nécessaire.
- Évaluer les moments clés auxquels certains services vous conviendraient le mieux.
- Vous envoyer des publicités personnalisées par courrier ou par téléphone.
Abitos peut traiter vos coordonnées électroniques personnelles (à savoir votre numéro de téléphone mobile et votre adresse e-mail) afin de vous envoyer des informations personnelles, des publicités ou des propositions via le marketing direct ou des newsletters. Dans ce cas, Abitos doit d'abord demander votre consentement spécifique.
En acceptant la présente politique de confidentialité, vous donnez votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
V. Avec qui Abitos partage-t-elle vos données à caractère personnel ?
Abitos traite vos données à caractère personnel avec le plus grand soin et ne les partage que pour vous offrir les meilleurs services dans l'exécution de sa mission.
Abitos peut transmettre vos données à d'autres entités au sein de son groupe, en Belgique et à l'étranger, notamment aux autres entités du groupe qui assistent Abitos dans l'exécution, la gestion et le contrôle des activités, y compris le reporting, le support et la sécurité informatique ou la fourniture de services et de produits spécifiques.
Dans certains cas, Abitos est légalement tenue de partager vos données avec des tiers, notamment :
- Les autorités publiques ou de contrôle lorsqu'il existe une obligation légale de transmettre des informations
- Les autorités judiciaires d'enquête à leur demande expresse
Abitos transmet également vos données à des prestataires de services spécifiques pour l'aider à :
- Concevoir et entretenir le matériel informatique et les applications internet.
- Fournir des services de publicité et de communication, y compris les fournisseurs en ligne et de réseaux sociaux.
- Préparer des rapports et des statistiques, imprimer des documents et concevoir des produits ou services.
- Commercialiser ses activités, organiser des événements et gérer la communication avec les clients.
Abitos doit également transmettre vos données aux fournisseurs en ligne et de réseaux sociaux qu'Abitos utilise pour fournir des services publicitaires.
De même, vos données personnelles peuvent être communiquées à des huissiers de justice ou à des avocats dans le cadre de procédures judiciaires.
Dans les cas précités, Abitos veille à ce que les tiers n'aient qu'un accès limité aux données à caractère personnel nécessaires à l'exécution des tâches spécifiques requises. Abitos veillera également à ce que les tiers s'engagent à utiliser les données à caractère personnel de manière sûre et confidentielle et conformément aux instructions d'Abitos et à sa politique de protection des données.
Abitos conserve vos données à caractère personnel au sein de l'EEE. Aucune donnée n'est dès lors transférée vers des pays situés en dehors de l'EEE.
VI. Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?
Abitos ne conservera pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles les données sont collectées.
Cette période est liée aux obligations légales et fiscales d'Abitos, ainsi qu'à la nécessité légale de conserver vos données au-delà de la période de conservation à titre de preuve ou pour répondre aux demandes d'informations de l'autorité compétente, par exemple :
- 10 ans dans le cadre de la législation anti-blanchiment
- 10 ans dans le cadre de la responsabilité contractuelle d'Abitos
- 7 ans pour la comptabilité et les pièces justificatives des associations de copropriétaires dans le cadre de l'exercice de la mission de syndic
En dehors de ces périodes, vos données personnelles sont supprimées ou anonymisées.
VII. Comment vos données à caractère personnel sont-elles sécurisées ?
Abitos applique des normes strictes pour protéger les données à caractère personnel sous son contrôle contre tout traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou l'endommagement accidentels.
Abitos prend dès lors des mesures d'ordre technique et organisationnel telles que le chiffrement, l'antivirus, les pare-feu, les contrôles d'accès, une sélection rigoureuse des collaborateurs et des fournisseurs, afin de prévenir et de détecter tout accès inapproprié, perte ou divulgation de vos données à caractère personnel.
Dans le cas improbable et malheureux où vos données à caractère personnel sous le contrôle d'Abitos seraient compromises par une violation de la sécurité de l'information, Abitos agira immédiatement pour identifier la cause d'une telle violation et prendra des mesures correctives adéquates. Si nécessaire, Abitos vous informera de cet incident conformément à la législation applicable.
VIII. Quels sont vos droits lors du traitement de vos données à caractère personnel ?
Droit d'accès, de rectification, de limitation, d'effacement, de portabilité des données et d'opposition
Pour les finalités mentionnées ci-dessus, vous disposez :
- D'un droit d'accès à vos données à caractère personnel auprès d'Abitos. Cela signifie que vous pouvez demander à Abitos si elle traite vos données à caractère personnel, à quelles finalités ces données sont traitées, quelles catégories de données sont traitées et à qui elles sont communiquées.
- D'un droit de rectification si vous constatez que vos données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes.
- D'un droit à la limitation si, par exemple, vous contestez l'exactitude de vos données à caractère personnel, et ce pendant une période permettant à Abitos de le vérifier.
- D'un droit à l'effacement de vos données à caractère personnel. Lorsque votre contrat avec Abitos a pris fin, vous pouvez demander à Abitos d'effacer vos données à caractère personnel si elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Vous avez également la possibilité de demander à tout moment l'effacement des données à caractère personnel traitées par Abitos sur la base de votre consentement (sauf si Abitos dispose d'une autre base juridique pour le traitement) ou sur la base de l'intérêt légitime d'Abitos (sauf s'il existe des motifs légitimes impérieux prévalant pour le traitement). Abitos peut en tout état de cause conserver ces données à caractère personnel si cela s'avère nécessaire à des fins de preuve dans le cadre d'actions en justice.
- D'un droit à la portabilité des données que vous avez vous-même fournies à Abitos si vos données à caractère personnel sont traitées sur la base d'un contrat ou sur la base de votre consentement pour l'envoi de communications électroniques et que ces données à caractère personnel sont traitées à l'aide de procédés automatisés. En vertu de ce droit, vous pouvez demander à Abitos de transmettre vos données à caractère personnel à vous-même ou de les transmettre directement à un autre responsable du traitement, dans la mesure où cela est techniquement possible pour Abitos.
- D'un droit d'opposition au traitement de vos données pour les finalités mentionnées à l'article 14. Abitos cessera dans ce cas de traiter vos données à caractère personnel, sauf si Abitos invoque des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou lorsqu'il existe des motifs liés à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice.
- D'un droit d'opposition au marketing direct. À l'article 15, votre consentement a été demandé pour traiter et utiliser vos coordonnées électroniques afin de vous envoyer des informations commerciales, de la publicité ou des propositions personnelles (via des actions de marketing direct ou des newsletters électroniques). Cela vaut notamment pour les communications vers votre numéro de téléphone mobile et votre adresse e-mail. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct électronique et de vous opposer à la réception future de telles publicités. L'exercice du droit d'opposition ne peut toutefois pas empêcher Abitos de vous contacter à toute autre fin, y compris une obligation légale ou l'exécution du contrat, conformément à la présente déclaration.
Droit d'introduire une réclamation
Vous pouvez exercer vos droits en envoyant une demande écrite par courrier, datée, signée et accompagnée d'une copie de votre pièce d'identité, à Abitos, Karel Lodewijk Dierickxstraat 22, 9000 Gand, ou par e-mail à info@abitos.be.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission de la protection de la vie privée, par courrier à Rue de la Presse 15, 1000 Bruxelles, ou par e-mail à commission@privacycommission.be, ou par téléphone au +32 2 274 48 00.